メールには「送信」と「受信」がありますが、どちらかができない、または送受信ともにできないということがあります。放置していると大事なお客様を他社へ逃がしてしまうことになり、会社にとって大問題です。

メール送受信トラブルで考えられる原因は様々ですが、慌てず順を追って確認していきましょう。

■手順1

インターネットに接続されているか？

パソコンでのメールのやり取りは、インターネットを介すことによって行われます。まずは、インターネットに接続されているか確認しましょう。意外にオフライン設定になっている場合もあります。

■手順2

LANケーブルが抜けていないか？

何かの拍子にLANケーブルが抜けてしまっているときがあります。また、有線の場合は断線していないか確認しましょう。

■手順3

モデムやルーターの電源は入っているか？

モデムやルーターの電源切れは起きていないか確認しましょう。

■手順4

メールアドレスは間違っていないか？

メールアドレスの入力を間違えている場合は、メール送信後に「無効なメールアドレスです」「invalid email address」などのエラーが返ってきます。

■手順5

添付ファイルの容量オーバーになっていないか？

メールに画像や動画を添付し送受信する場合、ファイルの容量が膨大であれば、受信側のメールサーバーの容量にひっかかり、送信エラーになります。一般的な容量は、2MB以内とされています。

■手順6

迷惑メールフォルダに振り分けられていないか？

迷惑メールのフィルターを設定している場合は、受信メールが何らかの理由で迷惑メールとして振り分けられたり、削除されたりする可能性があります。また、件名がないメールやスパムに多い単調な文言のメールも、迷惑メールに判別されやすくなります。

■手順7

メールボックスの容量オーバーになっていないか？

メールボックスの容量が上限に達してしまうと、新しいメールの送受信ができなくなってしまいます。不要なメールを削除し、ゴミ箱も空にしましょう。

メールがうまく遅れない場合は、エラーで返ってくるコードや文言で理由や解決方法がわかります。代表的なものをいくつかご紹介いたします。

【550】User Unknown/Host Unknown

「User Unknown」の場合は＠の前の部分が、「Host Unknown」の場合は＠の後の部分が誤っている可能性があります。

【551】Access Denied

メールアドレスが正しい場合は、送信先のメール管理サーバーの契約が切れている可能性があります。

【552】Message is too large

送信先のメールボックスが満杯か、添付ファイルの容量が大きすぎる可能性があり、添付ファイルを圧縮しましょう。

【553】Unbalanced

サーバーに認証されていないユーザーがメールを送信しようとしたときに表示されます。

【554】Service unavailable

送信先のメールサーバーが停止していたり、転送サービスを使っていたりしたときに表示されます。送信先のメールサーバーがメンテナンス中ではないか確認しましょう。

メール送受信ができないときには必ず原因があります。受信側だけでなく、送信側の問題でメールが送受信できないケースもあり、ひとつひとつ確認すれば改善できます。

もし問題なく送信できていても、相手に迷惑をかけている場合がありますので注意や配慮が必要です。

●メルマガの解除手続き（配信停止）機能は簡単にできるようにする

メルマガを配信している場合、解除手続き（配信停止）機能を簡単にすることも重要です。複雑に設定していると、通信キャリアやISPからスパムメール・迷惑メールと誤判定され、迷惑メールフォルダへ振り分けられる可能性があります。

結局、手順が面倒だと、ユーザーはサイトから離脱します。

●重要なメールはクラウドなどに保存する

メールすべてをメールボックスに保存していると容量が一杯になりますので、重要なメールはクラウドなどに保存し、常にメールボックスは空きを保つようにしましょう。

●データ保存期間を短くする

メールサーバーによってデータの保存期間が設けられている場合がありますが、保存期間を短くすることで、サーバーに保存されているメールデータの総量が削減できます。

●添付ファイルの大きさに気をつける

添付ファイルの容量は2MBまでにするのがマナーです。どうしても容量が大きくなる場合は、大容量ファイル送受信サービスやオンラインストレージを使ってデータをやり取りするといいでしょう。

メール送受信エラーを長期間放置していると、商談の失注やブラックリストへの登録など、さまざまな機会の喪失につながります。これを機会にメールボックスの整理や、アドレス帳の整理をしてはいかがですか。