多くの企業は、12月末日頃から年末年始の休業に入ります。具体的にいつからいつまで休むのかは企業によって異なりますので、取引先などには事前に年末年始の営業日をお知らせするのがマナーです。

■「年末年始のお知らせ」の意味

「年末年始のお知らせ」は、日頃ごひいきにしていただいてるお客様や取引先に休業期間をお知らせするものですが、それ以外にも一年を通しての感謝の気持ちと、新しい年もご愛顧いただけるようお願いする挨拶文でもあります。

■2022年～2023年の年末年始

毎年カレンダーの並びで年末年始の休業日が変わりますが、今年は『12/29（木）～1/3（火）』の6連休が多いのではないでしょうか？

『休業日は企業によって異なる』というところが厄介で、それぞれの企業で休業日をあらかじめ告知する必要があります。

■メールで案内文を出す

年末年始のお知らせは、文書で出すのが一般的ですが、お客様や取引先が多いと手間もコストもかかります。最近では、メールで送るケースも多くなっています。メールは、遅くとも休みに入る２週間前には案内文を出しましょう。

■コーポレートサイトの新着情報に掲載する

取引先などにはメールでお知らせ可能ですが、一般のお客様に告知するには『コーポレートサイトの新着情報に掲載する』と周知できます。掲載時期は11月下旬～12月上旬くらいが望ましいでしょう。

■掲載例文

平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。

年末年始の休業期間について、以下の通りお知らせ致します。

ご不便をおかけいたしますが、何卒ご了承いただきますようお願い申し上げます。

2022年12月29日(木）～ 2023年1月3日（火）

なお休業期間中にいただいたお問合せについては、営業開始日以降に順次回答させていただきます。

皆様には大変ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解の程お願い申し上げます。

12月に入るとボーナス支給や、忘年会、クリスマス、仕事納めなど大きなイベントが盛りだくさんになります。ついつい浮かれて脇が甘くなる時期です。そんな時を狙ってウィルスを仕掛けてくる輩もいます。セキュリティも含め長期休暇の際に特に注意してもらいたいポイントについていくつか挙げていきます。

【OS、ソフトウェアの修正・更新プログラム適用】

不正アクセスなどで真っ先に狙われるのはネットワークやシステムの脆弱性部分です。長期休暇前に更新プログラムのアップデートなどで最新版にしておくことにより脆弱性をなくしておくことは必須といえます。セキュリティソフトの定義ファイル更新も行いましょう。

【データのバックアップを取っておく】

社内の各種データやホームページデータなど、バックアップを取り安全に保管しましょう。

思わぬ事態が発生しても、バックアップを保持しておけば安心です。

【トラブル発生時の連絡体制の整備】

いくら事前に準備をしてもトラブルは発生してしまうものです。トラブル発生時の連絡体制や対応マニュアルを準備しておきましょう。休暇中のため連絡が滞る可能性も考慮し、つながらない場合の緊急フローなどについても事前に取り決めておくと対応速度を上げることができます。

【不要な機器・ネットワークの遮断】

年末年始の間は機器の稼働は最小限に抑え、不正アクセスの侵入経路を減らすことでリスクを低減するようにしましょう。できるなら攻撃検知時などは、システム管理者に対してアラートメールなどが飛ぶようにできると即応性が高まります。

！年末年始休暇中に届く不審メールを開かない！

年末年始には不審なメールが増加します。休暇明けに溜まった大量のメールチェックをする方が多いと思います。年末年始のイベントにちなんだ言葉を混ぜたり、取引先を装ったりと、なかなか悪質なケースが増えていますが、とにかく怪しいリンクが貼ってある場合は絶対にクリックしてはいけません。メールチェックはかなり慎重に行いましょう。

年末年始は在宅率が高く、SNSやネットショッピングなど、インターネットの利用時間が長くなります。そのためこの時期のECサイトは稼ぎ時なのです。

●ECサイトの体制を忘れずに

ECサイトは24時間閲覧や購入ができるシステムです。スタッフは正月休みに入っても受注システムを休止する必要はありません。対策としていくつかご紹介いたします。

・在庫を増やす

・サイトに年末年始の休業日を掲載する

・購入者への自動返信メールに発送時期の変更について必ず記載する

・問い合せ先の電話は自動音声で休業のアナウンスを流す

数日間休業にするとその間のオーダーが溜まることになります。そのため、業務再開時にはそれなりにまとまった数の注文がある可能性があります。業務初日の負荷を減らすためにも、できる限り準備を休業前に行ってから休業へ移行しましょう。

年末年始をゆっくり休むためにも、今から計画的に実行しましょう。